Besoin de gagner en productivité ? Voici une technique à tester d’urgence : la méthode Pomodoro.
Grâce à elle, vous allez gérer votre temps de manière beaucoup plus efficace en intégrant les tendances humaines les plus naturelles. En effet, comme tout un chacun, votre temps d’attention est limité. Passé une certaine durée, celle-ci s’effrite et vous avez besoin de distraction.
Cela fait baisser votre attention et votre productivité… Mais si vous savez comment gérer cet état de fait, alors vous allez pouvoir obtenir de bien meilleurs résultats !
La méthode Pomodoro prend tout cela en compte et va vous aider à tirer le maximum de vous-même.
Grâce à elle, vous allez utiliser la focalisation pour faire des choses en courtes rafales très productives. Cerise sur le gâteau, vous allez aussi prendre des pauses fréquentes afin de vous aérer et vous détendre.
Ça sonne plutôt bien, non ?
En plus, c’est facile ! Si vous avez un emploi du temps chargé et que vous avez vraiment besoin d’être productif, c’est un excellent moyen d’abattre un maximum de travail en un minimum de temps.
À présent, décortiquons la technique pomodoro et voyons comment vous pouvez l’appliquer à votre situation personnelle et professionnelle.
Pour commencer, d’où vient le Pomodoro ?
La Technique Pomodoro a été inventée au début des années 90 par un entrepreneur « slash » auteur « slash » développeur : Francesco Cirillo.
Il a baptisé son système « Pomodoro » d’après le minuteur en forme de tomate qu’il utilisait pour suivre son travail lorsqu’il était étudiant. Il a donc testé sa méthode sur lui-même pendant plusieurs années. Ce faisant, il s’est rendu compte qu’elle était extrêmement efficace et qu’il pourrait en faire profiter les autres.
Alors il a diffusé sa technique, notamment à travers un livre qui a rencontré un succès mondial.
La méthodologie qu’il a définie est assez élémentaire (encore fallait-il y penser).
Lorsque vous avez une tâche ou une série de tâches importantes à accomplir dans la journée, vous allez diviser le travail en intervalles courts et chronométrés, appelés « Pomodoros ». Ces intervalles de travail intense seront espacés par de courtes pauses.
Cela entraîne votre cerveau à se concentrer pendant de brèves périodes et vous fait gagner en efficacité et en productivité. Avec l’habitude, vous allez même améliorer votre capacité d’attention et votre concentration, ce qui va rendre ces périodes de travail encore plus performantes.
L’intervalle de temps typique est 25 minutes de travail intense, suivies de 5 minutes de pause. Et on recommence…
Le Pomodoro fonctionne donc par cycles. Vous travaillez en une série de sprints très courts tout au long de la journée, ce qui vous assure une productivité constante. C’est là que réside sa grande force !
Vous avez aussi l’occasion de prendre des pauses régulières qui vous permettent de rester créatif et renforcent votre motivation.
Démarrer facilement avec la méthode Pomodoro
La technique Pomodoro est probablement l’une des méthodes de productivité les plus faciles à mettre en œuvre.
Tout ce dont vous aurez besoin, c’est d’une minuterie. Donc, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à d’autres applications, livres ou outils spéciaux (certains sont pratiques, mais sont plus une « cerise sur le gâteau » qu’autre chose).
Voici comment démarrer avec la méthode Pomodoro. Tout d’abord, définissez les tâches que vous aurez à accomplir dans la journée. Vous pouvez la faire cela la veille, en établissant une To-Do list pour le lendemain.
Puis votre journée de travail débute :
- Choisissez une tâche à accomplir.
- Réglez le minuteur sur 25 minutes.
- Travaillez la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne.
- Faites une pause de 5 minutes, puis répétez le cycle.
- Tous les 4 cycles, prenez une pause plus longue.
Cette pause plus longue peut durer 15 à 30 minutes. Prenez le temps qu’il faut pour que vous vous recharger vos batteries et être prêt à entamer une nouvelle session de travail de 25 minutes.
Répétez ce processus à plusieurs reprises au cours d’une journée de travail. Une douzaine de Pomodoros par jour sont déjà un bon début. Vous allez voir qu’assez vite vous obtiendrez des résultats impressionnants.
En plus, vous avez pris beaucoup de pauses pour savourer l’instant présent : vous aérer, prendre un thé avec des collaborateurs, etc. Grâce à cela, vos journées seront globalement moins stressantes et moins fatigantes !
Gérer les interruptions
Un pomodoro est une unité de travail qui doit s’accomplir d’une seule traite. Et il est très important de respecter cela si vous voulez obtenir des résultats. En effet, une interruption risquerait de vous faire perdre votre concentration, ce qui aurait pour effet de faire baisser notablement votre productivité.
Cela signifie que si vous êtes distrait à mi-chemin par quoi que ce soit (un collègue, une réunion, une urgence, etc.) vous devez :
- soit mettre fin au pomodoro (sauvegarder votre travail et commencer un nouveau Pomodoro plus tard),
- soit reporter la distraction à la fin du Pomodoro en cours.
Si une telle interruption se produit, l’inventeur du Pomodoro propose la stratégie suivante :
- Informez la personne qui vous a interrompu que vous êtes en train de travailler sur quelque chose actuellement.
- Négociez avec la personne pour reporter la gestion du problème problème à un moment plus opportun.
- Planifiez ce moment immédiatement.
- Rappelez la personne lorsque votre pomodoro est terminé et que vous êtes prêt à régler son problème.
Bien sûr, toutes les distractions ne sont pas aussi simples à gérer, et certaines choses exigent une attention immédiate – mais toutes les distractions ne le sont pas.
Notez aussi que vous pouvez prendre des dispositions pour être dérangé le moins possible pendant un cycle de travail :
- Coupez les notifications de votre smartphone et mettez-le en mode avion jusqu’à la prochaine pause.
- Fermez la porte de votre bureau (rouvrez-la pendant la pause)
- Réservez des heures et des créneaux précis pour gérer les mails, les urgences, les appels et les réunions.
- Prévoyez des moments dans la journée avec vos collaborateurs pour traiter des problèmes et des tâches collectives. Indiquez-leur que vous êtes disponible à tel et tel moment de la journée. Demandez-leur de ne pas vous interrompre en dehors de ces créneaux.
Quels outils pour débuter avec la technique du Pomodoro ?
Comme une minuterie est le seul outil essentiel de Pomodoro, vous pouvez commencer avec n’importe quel téléphone équipé d’une application de minuterie ou même avec une simple minuterie de cuisine manuelle.
L’avantage d’une minuterie manuelle – outre le petit rituel qui vous met dans l’ambiance – est que vous ne risquerez pas d’être distrait par votre smartphone en l’utilisant. Cependant, c’est chacun qui voit ! Beaucoup préfèrent le téléphone car ils l’ont toujours sur eux…
Vous verrez qu’il existe de nombreuses applications de Pomodoro pour Smartphone, qui offrent des fonctionnalités de minuterie basique ou avancées. Votre les trouverez sans mal sur votre appstore en tapant « pomodoro » dans la barre de recherche.
Voilà, il ne vous reste plus qu’à commencer ! Et si vous vous y mettiez dès demain ?
A qui est destinée cette technique ?
La Technique Pomodoro peut être utilisée par virtuellement n’importe qui.
Elle est vraiment répandue chez les développeurs (rappelons que Cirillo en est un à l’origine). On la retrouve aussi souvent chez les graphistes et les designers…
Ces personnes ont toutes une chose en commun. Elles doivent fournir des travaux pour une date limite, qui devront être examinés par d’autres.
Cela signifie que tout le monde, des journalistes qui rédigent des dizaines d’articles par semaine aux comptables qui traitent des dossiers à longueur de journée, peut bénéficier du système Pomodoro.
Celui-ci est aussi utile pour les personnes qui n’ont pas de cadre aussi rigide.
N’importe qui travaillant avec une To-Do list ou une file d’attente peut également en bénéficier ! Si vous exercez un travail manuel et/ou artistique, les pauses fréquentes vous donnent l’occasion :
- de prendre du recul pour voir ce que vous faites,
- de réfléchir à vos prochaines étapes
- d’éviter de vous épuiser.
Une des forces de ce système est qu’il s’adapte remarquablement à pratiquement tous les types de travail.
Testez ce système pour voir s’il fonctionne pour vous
Enfin, rappelons que Pomodoro est un système de productivité et non une prison.
Si vous faites des progrès et que la sonnerie de la minuterie se déclenche, vous pouvez la couper, terminer ce que vous faites, puis faire une pause plus longue ensuite.
Le but est de vous aider à entrer dans votre zone de productivité optimale… Mais aussi de vous rappeler de prendre l’air. Des pauses régulières sont importantes pour votre concentration, votre efficacité ET votre bien-être.
N’oubliez pas non plus que Pomodoro n’est qu’une méthode parmi d’autres, et qu’elle ne fonctionnera pas forcément pour vous. Cela va tout de même dépendre de vos habitudes et de votre mentalité.
Par ailleurs, la productivité n’est pas tout – il ne s’agit que d’un moyen de parvenir à une fin et d’une façon de consacrer moins de temps aux tâches pénibles… afin d’avoir plus de temps libre !
Alors testez cette méthode sans plus attendre, car elle est très facile à mettre en place. Si elle vous aide, continuez. Vous verrez que ses bénéfices sont conséquents. Sinon… pas la peine d’insister !
Voilà qui conclut ce tour d’horizon sur la méthode Pomodoro. J’espère que cet article vous aura été utile. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à essayer la méthode Pomodoro et à nous dire en commentaire si cela a marché pour vous.